1. बातचीत करने वाले साझेदार से सकारात्मक प्रतिक्रिया प्राप्त करने का प्रश्न
क्या यह महत्वपूर्ण है?
सकारात्मक प्रतिक्रिया देने के लिए अपने प्रतिद्वंद्वी से लगातार पूछने और संवाद करने और अंततः उन्हें आपके मुख्य सुझावों पर सकारात्मक प्रतिक्रिया देने के लिए मार्गदर्शन करने के लिए बहुत प्रयास करना नितांत आवश्यक है। आमतौर पर, विरोधियों के साथ संवाद करते समय, केवल वे ही जो स्वयं के लिए फायदेमंद होते हैं, खुशी से "हां" में उत्तर देंगे। इसलिए, संचार स्थिति शुरू करने से पहले, यह सलाह दी जाती है कि आप उन शर्तों पर सावधानीपूर्वक विचार करें जिन्हें आप उम्मीद करते हैं कि दूसरा पक्ष स्वीकार करेगा और इससे उन्हें क्या लाभ होगा। "क्या यह महत्वपूर्ण है...?" का प्रयोग करके देखें या "क्या यह मददगार है अगर...?" उनकी स्वीकृति प्राप्त किए बिना, आपके सुझाव को स्वीकृत कराना कठिन नहीं है।
2. उचित रियायतें दें
सबसे अच्छी तुलना जो हम कर सकते हैं वह है
संचार पक्षों के बीच आपसी रियायतों का सबसे आम उदाहरण सौदेबाजी है। खरीदार चाहता था कि विक्रेता कीमत 150 युआन कम कर दे, लेकिन विक्रेता कीमत केवल 50 युआन कम करना चाहता था। सौदेबाजी की अवधि के बाद, दोनों पक्षों ने अंततः कीमत 100 युआन कम कर दी। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपका प्रतिद्वंद्वी कितना आक्रामक है, आपको अंतिम रियायत देनी होगी: "सबसे अच्छा समझौता जो हम कर सकते हैं वह है..." या "यह सबसे कम संभव कीमत है।" फिर दृढ़ रहें, नहीं तो ज्यादा समझौता करेंगे तो कुछ खो देंगे।
3. जल्दबाजी में निर्णय न लें
कृपया मुझे इस पर विचार करने दें
मॉल में, हम श्रेय को महत्व देते हैं। एक बार जब हम किसी से कुछ वादा कर लेते हैं, तो हमें मुकरना पड़ता है, जिससे नकारात्मक प्रभाव पड़ सकता है। इसलिए कोई भी निर्णय लेने से पहले उस पर सावधानीपूर्वक विचार करना आवश्यक है। यदि आप किसी ग्राहक के साथ किसी ऐसी बात पर चर्चा कर रहे हैं जिस पर निर्णय नहीं लिया जा सकता है, तो क्यों न उनसे "कृपया मुझे इस पर विचार करने दें" या "क्या आपको कल उत्तर देना ठीक होगा?" के लिए कुछ समय देने के लिए कहें। याद रखें, जल्दबाजी में लिए गए निर्णयों के अक्सर गंभीर परिणाम होते हैं!
4. जब आप यह नहीं समझ पा रहे हों कि दूसरा व्यक्ति क्या कह रहा है, तो उन्हें इसे दोहराने के लिए अवश्य कहें
क्या आप इसे दोहराना चाहेंगे?
अंग्रेजी हमारी मूल भाषा नहीं है इसलिए न समझना स्वाभाविक है। यदि आप समझ नहीं सकते और समझने का दिखावा करते हैं, तो यह हानिकारक है। किसी को कुछ और दोहराने या स्पष्ट करने के लिए कहना मुश्किल नहीं है, बस कहें "क्या आप इसे दोहराना चाहेंगे?"? "क्या आपको इसे दोबारा दोहराने में कोई आपत्ति है? मेरा मानना है कि दूसरा व्यक्ति न केवल इसे दोबारा कहेगा, बल्कि थोड़ा धीमा भी करेगा। यदि आप अभी भी नहीं समझते हैं, तो आपको अभी भी इस पुरानी पद्धति का उपयोग करने की आवश्यकता है: 'क्या आप इसे समझा सकते हैं' अधिक सटीकता से?'"
5. "नहीं" कहने के लिए युक्तियाँ
- नहीं, लेकिन
व्यावसायिक संचार में, जब मना करने का समय हो, तो आपको दृढ़ता से "नहीं" कहना चाहिए। और इससे बचने के लिए "यह मुश्किल है" या "हाँ, लेकिन..." का उपयोग घुमा-फिरा कर करें, जिससे दूसरे पक्ष को लगेगा कि आप विनम्रता से इनकार करने के बजाय सीधे तौर पर सहमत नहीं थे। यदि आप कहते हैं "नहीं, लेकिन...", तो यह स्पष्ट रूप से जानना सुविधाजनक है कि आपने इनकार कर दिया है, लेकिन ऐसा लगता है कि आप अभी भी बात कर सकते हैं। इस बिंदु पर, आप संचार के लिए अनुकूल स्थिति में हैं क्योंकि आप पहले ही दूसरे पक्ष को नियंत्रित करने के लिए "नहीं" का उपयोग कर चुके हैं।
6. विरोधियों को निर्णय लेने के लिए आग्रह न करें
- पूछना बंद करें "क्या आपने निर्णय ले लिया है?"
जब आपके संचार भागीदार को किसी योजना पर विचार करने के लिए समय चाहिए, तो उनसे यह आग्रह न करते रहें कि "क्या आपने निर्णय ले लिया है?" इस तरह, आप न केवल उनकी सोच में हस्तक्षेप करेंगे, बल्कि उन्हें क्रोधित भी कर सकते हैं। जो संभावित समझौता हो सकता था वह बर्बाद हो सकता है।
7. मौन सोना है
- चुप्पी सुनहरी है
दूसरे पक्ष के अस्वीकार्य प्रस्ताव का सामना करने पर चुप्पी सबसे शक्तिशाली प्रतिक्रिया होती है। इस तरह की उदासीनता विरोधियों से संवाद करने में जो दबाव लाती है, वह उन पर ठंडे पानी की एक बाल्टी डालने से कहीं अधिक बड़ा है। एक-एक करके किए गए समझौतों को रिकॉर्ड करें - आइए सहमत वस्तुओं को रिकॉर्ड करें। हस्ताक्षर करने के दौरान विवादों या पुनः बातचीत से बचने के लिए, बातचीत के दौरान जिन मुद्दों पर सहमति बनी है, उन्हें रिकॉर्ड किया जाना चाहिए और बैठक के अंत में प्रसारित किया जाना चाहिए। इसलिए, किसी समझौते पर पहुंचते समय, दूसरे पक्ष को यह याद दिलाना याद रखें कि "आइए सहमत वस्तुओं को रिकॉर्ड कर लें।"
8. अत्यधिक घमंड चीजों को बर्बाद करने के लिए काफी है
बोर्ड मत करो!
किसी समझौते पर पहुंचने के लिए वार्ताकार अक्सर अपने बातचीत करने वाले समकक्षों के सामने अत्यधिक और गलत तरीके से बातें करते हैं। दूसरों के सामने उत्पादों का प्रचार करते समय यह स्थिति विशेष रूप से आम है। जो ग्राहक आपकी शेखी बघारने के कारण उत्पाद खरीदते हैं, जिसके परिणामस्वरूप उन्हें नुकसान होता है, वे अब आपके साथ व्यवहार नहीं कर सकते हैं; सच में, मुझे डर है कि मैं आप पर धोखाधड़ी का मुकदमा कर दूँगा, यह इसके लायक नहीं है! इसलिए जब दूसरों से "हम आपको 100 साल की गारंटी दे सकते हैं" जैसे वादे करते हैं, तो पहले उन पर विचार करना सबसे अच्छा है।
9. विरोधियों के साथ संवाद करने में समय बर्बाद न करें
- फिर मैं आपको 7 बजे आपकी उड़ान के लिए हवाई अड्डे तक ले जाऊंगा:00
संचार शुरू करने से पहले, संचार भागीदार के यात्रा कार्यक्रम को पहले से जानना और यथासंभव सहयोग करने का प्रयास करना सबसे अच्छा है। ग्राहक के साथ सभी विवरणों पर चर्चा करने के बाद, आप उनसे कहते हैं, "मेरे पास आपके लिए तुरंत हस्ताक्षर करने के लिए मेरा गुप्त प्रकार का अनुबंध होगा, फिर मैं आपको 7 बजे आपकी उड़ान के लिए हवाई अड्डे तक ले जाऊंगा: {{ 1}}।" मैं अपने सचिव से तुरंत आपके हस्ताक्षर के लिए अनुबंध टाइप करवाऊंगा, और फिर मैं आपको सात बजे की उड़ान पकड़ने के लिए हवाई अड्डे तक ले जाऊंगा। मुझे विश्वास है कि वह आपकी विचारशीलता की सराहना करेंगे और सहयोगात्मक रवैया अपनाएंगे।
10. लक्ष्य प्राप्त करो और तुरंत निकल जाओ
- मुझे आपसे मिलकर खुशी हुई, मिस्टर ली
यदि कोई समझौता हो गया है और आप अभी भी देरी कर रहे हैं, तो दो खतरे हैं: अपने प्रतिद्वंद्वी से उनका मन बदलने के लिए संवाद करना; या आप अपने शब्दों को चुनने और गलत बात कहने में बहुत आलसी हो सकते हैं। इसलिए, जैसे ही चर्चा पूरी हुई, मुझे आपसे मिलकर खुशी हुई, श्री ली।
11. आत्मविश्वास से संवाद करें
आप मुझसे कोई भी प्रश्न पूछ सकते हैं
जो कोई भी संवाद करने का इच्छुक है वह आशा करता है कि उसका संचार समकक्ष एक महत्वपूर्ण व्यक्ति है। अपने प्रतिद्वंद्वी को यह विश्वास दिलाने का सबसे सीधा तरीका कि आप निर्णय लेने वाले हैं, उन्हें यह बताना है कि "आप मुझसे कोई भी प्रश्न पूछ सकते हैं।" (आप मुझसे कोई भी प्रश्न पूछ सकते हैं।) इसलिए, प्रत्येक संचार स्थिति में व्यक्ति को आत्मविश्वास से भरपूर रहना चाहिए।
12. संचार विरोधियों की विशेषज्ञता और क्षमताओं को पहचानें
- मैं जानता हूं कि आप इसमें अच्छे हैं
हर किसी को अपनी प्रतिभा पर गर्व होता है। मैं जानता हूं कि आप कठिन परिस्थितियों से निपटने में अच्छे हैं और मुझे विश्वास है कि मैं आप पर भरोसा कर सकता हूं।
13. सकारात्मक लहजे में प्रतिद्वंद्वी के मुद्दों पर चर्चा करें
- मेरा मानना है कि हमारे विशेषज्ञ आपकी कंपनी की समस्या के लिए आपको उपयोगी सलाह दे सकते हैं
जब कोई प्रतिद्वंद्वी किसी समस्या से जूझ रहा हो और आप उसकी मदद करने में सक्षम हों, तो एक वाक्य जैसे "मुझे विश्वास है कि हमारे विशेषज्ञ आपकी कंपनी में समस्या के लिए उपयोगी सलाह दे सकते हैं।" निश्चित रूप से उन्हें सांत्वना मिलेगी और तुरंत सहयोगात्मक रवैया दिखाया जाएगा, और आपके संचार कौशल में काफी वृद्धि होगी।
14. जानबूझकर बुरी खबर का खुलासा करना
बुरी खबर, मुझे डर है
दूसरों को बुरी खबर बताने के लिए भी कुछ कौशल की आवश्यकता होती है। अपने ग्रेड की घोषणा करने से पहले, शिक्षक हमेशा यह बताते हैं कि कितने लोग असफल हुए हैं, ताकि उन छात्रों को पहले से ही मानसिक रूप से तैयार किया जा सके जिन्होंने अच्छा प्रदर्शन नहीं किया। इसी तरह, जब ग्राहकों को मूल्य वृद्धि या अन्य बुरी खबरें बताई जाती हैं, तो उन्हें "बुरी खबर, मुझे डर है कि यह बुरी खबर है" बताने का भी वही प्रभाव हो सकता है। जब लोग पहले से किसी घटना के लिए मानसिक रूप से तैयार होते हैं, तो इसे स्वीकार करना हमेशा आसान होता है।
15. संचार में दोनों पक्षों के लिए समान स्थिति पर जोर दें
- हमारी लागत भी बहुत अधिक है
विरोधियों को समझाने और संवाद करने की तकनीकों में से एक है दोनों पक्षों के बीच समानता पर जोर देना, पहचान की भावना पैदा करना और अंततः एक समझौते पर पहुंचना। एक विक्रेता अपने वफादार ग्राहक को मूल्य वृद्धि के लिए सबसे आम कारण यह बताता है कि "हमारी लागत भी बहुत बढ़ गई है", ताकि ग्राहक को यह महसूस हो कि उनके प्रतिस्पर्धी को भी उसकी तरह मूल्य वृद्धि का सामना करना पड़ रहा है। इस बिंदु पर, यदि खरीदार अब इच्छुक नहीं है, तो वे केवल मूल्य वृद्धि के अपरिहार्य परिणाम को स्वीकार कर सकते हैं।
16. विरोधियों से बातचीत करने पर हल्का दबाव डालें
विशेष कीमत 30 मई तक प्रभावी रहेगी
बातचीत करने वाले प्रतिद्वंद्वी को जल्द से जल्द निर्णय लेने के लिए प्रेरित करने के लिए, कभी-कभी हल्का दबाव डालना एक सार्थक साधन होता है। उदाहरण के लिए, स्मार्ट विक्रेता जानते हैं कि "समय सीमा" निर्धारित करने से उन खरीदारों को प्रोत्साहन मिल सकता है जो मूल रूप से खरीदारी करने के लिए अनिच्छुक या झिझक रहे थे। एक वाक्य जैसे "जब तक आप फरवरी में ऑर्डर नहीं करेंगे, हम अप्रैल में डिलीवरी नहीं कर पाएंगे।" या "विशेष कीमत मैग 30 तक प्रभावी रहेगी।" संभावित खरीदारों को उनके दिमाग में तुरंत गणना करने पर मजबूर कर सकता है!
17. विरोधियों से संवाद करते समय चेहरा बचाकर रखें
- आपके विचार मेरी ओर से प्रबंधन बफ़र दर्ज कर रहे हैं
संचार को पूरी तरह से विफल करने का सबसे अच्छा तरीका यह है कि अपने संचारक को बदनाम कर दिया जाए। लेकिन यह वह परिणाम नहीं होना चाहिए जो आप चाहते हैं, है ना? क्योंकि इस तरह न सिर्फ संवाद टूटता है, बल्कि विरोधियों की नाराजगी भी बढ़ती है. हालाँकि आपने अपने प्रतिद्वंद्वी को भारी झटका दिया, लेकिन आप एक असफल संचारक भी बन गए। इसलिए, जब दूसरे पक्ष से सवाल करें, तो सुनिश्चित करें कि उंगली मामले पर ही हो, प्रतिद्वंद्वी पर नहीं: "प्रबंधन में आपके विचार मेरे विचारों से भिन्न हैं।" कभी-कभी, आप किसी तीसरे पक्ष को भी जिम्मेदारी दे सकते हैं जो मौजूद नहीं है, बजाय इसके कि सीधे संचार करने वाले प्रतिद्वंद्वी पर दबाव डाला जाए: "किसी ने आपको गलत जानकारी दी होगी।" इस तरह के बयान दूसरे पक्ष को नाराज किए बिना और उन्हें छोड़ने के लिए प्रेरित किए बिना अपने विचारों को सही करने के लिए मार्गदर्शन कर सकते हैं।
18. बैठक व्यवस्था की समुचित व्यवस्था
- मैं श्री ली के साथ अपॉइंटमेंट लेना चाहूँगा
जब आप किसी विदेशी व्यापारिक यात्रा पर ग्राहकों से मिलने की योजना बनाते हैं, तो आपको पहले उन्हें पत्र द्वारा सूचित करना होगा। विदेश जाने से पहले टेलेक्स या फोन के जरिए दूसरे पक्ष से यात्रा की तारीख और उद्देश्य की पुष्टि कर लें। यदि यह अंतिम समय की यात्रा है, तो आपको इसे दूसरे पक्ष के सचिव के माध्यम से भी व्यवस्थित करना चाहिए और उसे बताना चाहिए, "मैं श्री ली के साथ एक नियुक्ति करना चाहता हूं।" यह दूसरे पक्ष को आपकी यात्रा के लिए तैयार करेगा और उन्हें आपके साथ बातचीत करने का मूड देगा।
19. संवाद करने वाले प्रतिद्वंद्वी के प्रति सद्भावना व्यक्त करें और उसका स्वागत करें
- मैं सब कुछ व्यवस्थित कर दूंगा
यदि संचार की शुरुआत आपके द्वारा की जाती है, तो प्रतिद्वंद्वी के लिए सभी सुविधाएं प्रदान करने से मैत्रीपूर्ण और सौहार्दपूर्ण माहौल में संचार शुरू हो सकता है। खासकर जब आपका संचार साथी लंबी दूरी से आता है, तो आप उन्हें गर्मजोशी से सूचित करते हैं, "मैं सब कुछ व्यवस्थित कर दूंगा।" यह न केवल आपकी ईमानदारी को दर्शाता है, बल्कि उन्हें भोजन और आवास जैसे तुच्छ मामलों के बारे में चिंता किए बिना आपके साथ संवाद करने पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति भी देता है।
20. शिष्टाचार का पालन करें
- अपने पास रखो!
संचार करते समय, सामान्य शिष्टाचार का पालन करना और अच्छे शिष्टाचार बनाए रखना अभी भी आवश्यक है, जिससे आपके प्रति लोगों का पक्ष बढ़ सकता है और आपकी संचार दक्षता में सुधार हो सकता है। इसके अलावा, बैठने की ख़राब मुद्रा और प्रतिद्वंद्वी के बोलते समय बाएँ और दाएँ देखना शरीर पर नकारात्मक प्रभाव डालने और आपके साथ बातचीत करने में रुचि कम करने के लिए पर्याप्त है।
21. समय रहते अपनी गलतियों को स्वीकार करें
यह मेरी गलती है
यदि आपने स्पष्ट रूप से कोई गलती की है और दूसरों को महत्वपूर्ण या मामूली नुकसान पहुंचाया है, तो क्षमा मांगते हुए "मुझे क्षमा करें। यह मेरी गलती है।" (क्षमा करें, यह मेरी गलती है।) आम तौर पर दूसरे व्यक्ति से क्षमा प्राप्त होती है। भले ही वे वास्तव में परेशान हों, यह कम से कम उनकी भावनाओं को थोड़ा कम कर सकता है। निरर्थक बहाने बनाना केवल आग में घी डाल सकता है और स्थिति को बढ़ा सकता है।
22. शिकायत करना अनुचित नहीं है
- मुझे एक शिकायत करनी है
गुस्से में किसी बात के बारे में शिकायत करना प्रतिकूल और संभावित रूप से प्रतिकूल हो सकता है। वेटर ने गलत व्यंजन परोसा, होटल की वेट्रेस आपके कमरे को साफ करना भूल गई, और जो सामान वितरित किया गया वह आपके ऑर्डर में निर्दिष्ट आइटम नहीं थे, जो वास्तव में खेदजनक है। लेकिन गुस्सा करने से समस्या का समाधान नहीं होता. शांतिपूर्वक और दृढ़ता से दूसरे व्यक्ति को बताना बेहतर है "मुझे एक शिकायत करनी है।" और फिर उन्हें बताएं कि क्या हुआ।
23. जानकारी पर्याप्त और पूर्ण होनी चाहिए
हमारे पास अंग्रेजी में एक पैम्फलेट है
विशिष्ट वस्तुएँ आमतौर पर मौखिक विवरण की तुलना में अधिक प्रेरक होती हैं। जब ग्राहक आपको यह कहते हुए सुनते हैं, "हमारे पास अंग्रेजी में एक पैम्फलेट है।" या "कृपया इसे एक नमूने के रूप में लें," वे निश्चित रूप से उनकी रुचि बढ़ाएंगे और आपसे उत्पाद से संबंधित कई प्रश्न पूछेंगे। यदि आप नियमित रूप से व्यापक जानकारी एकत्र करते हैं, तो आप किसी भी प्रश्न का उत्तर देने में सक्षम होंगे। यह बिजनेस कम्युनिकेशन के लिए बहुत फायदेमंद है.
24. तनावपूर्ण माहौल को कम करें
ब्रेक के बारे में क्या ख्याल है?
जब बैठक लंबी होने के कारण नीरस और तनावपूर्ण हो जाती है, तो निरर्थक गतिरोध में उलझने से संतोषजनक परिणाम नहीं मिल पाते। यदि आप पूछ सकते हैं "ब्रेक कैसा रहेगा?" दूसरे पक्ष को बाधित किए बिना, वे इसे सहर्ष स्वीकार कर लेंगे और तनावपूर्ण माहौल तुरंत सुलझ जाएगा। जब आप मीटिंग टेबल पर लौटते हैं, तो आप स्पष्ट मानसिकता के साथ संवाद करना जारी रख सकते हैं।
25. एक विचारशील मेजबान बनें
यदि आवश्यक हो तो आप हमारे कार्यालय उपकरण का उपयोग कर सकते हैं
यदि आपकी कंपनी में संचार होता है, तो संचार भागीदार के लिए एक आरामदायक स्थान प्रदान करने के अलावा, आपको उनके साथ सहयोग करने और उन्हें संचार के लिए सहायक सेवाएँ और उपकरण प्रदान करने का भी प्रयास करना चाहिए। उदाहरण के लिए, आत्मविश्वास से उसे बताएं "यदि आवश्यक हो तो आप हमारे कार्यालय उपकरण का उपयोग कर सकते हैं।" (यदि आवश्यक हो, तो आप हमारे कार्यालय उपकरण का उपयोग कर सकते हैं।) संचार सामग्री को सटीक रूप से मापने में विरोधियों की सहायता करने से स्वयं के लिए भी अत्यंत लाभकारी परिणाम प्राप्त हो सकते हैं।
26. दूसरे पक्ष की राय के बारे में पूछें
आप की राय क्या है?
हर कोई आशा करता है कि उनकी राय को महत्व दिया जाए। दूसरों के साथ संवाद करते समय, अपने विचार व्यक्त करने के अलावा, आप हमेशा यह भी जोड़ सकते हैं कि "आपकी राय क्या है?" या "मैं समस्या के बारे में आपके विचार सुनना चाहूँगा।" इससे न केवल दूसरे व्यक्ति को मूल्यवान महसूस होता है, बल्कि आपको विचारों के आदान-प्रदान के माध्यम से धीरे-धीरे एक समझौते पर पहुंचने में भी मदद मिलती है।
27. अपने विचारों और निर्णयों को स्पष्ट रूप से व्यक्त करें
- मुझे लगता है मुझे एक वकील को बुलाना चाहिए
यदि आप किसी संचार स्थिति में अपने विचारों को विस्तार से व्यक्त करने में असमर्थ हैं, तो इससे न केवल दूसरा पक्ष भ्रमित महसूस करेगा, बल्कि इससे उन्हें यह भी लग सकता है कि आपको वास्तविक स्थिति की कोई समझ नहीं है और वे आपसे संवाद करने में रुचि खो देंगे। कल्पना कीजिए यदि आप पुलिस को एक कार दुर्घटना का वर्णन कर रहे थे और उन्हें यह याद नहीं दिला सके कि "मेरे पास रास्ते का अधिकार है" या "मुझे लगता है कि मुझे एक वकील को बुलाना चाहिए।" इससे आपको बड़ा नुकसान हो सकता है. ऐसी कई स्थितियाँ हैं जिनमें विस्तृत जानकारी की आवश्यकता होती है, जैसे डॉक्टर को अपनी बीमारी के बारे में बताना, नाई को अपनी पसंद का हेयर स्टाइल बताना, ग्राहक को उत्पाद की विशेषताएँ समझाना आदि। ब्रिटिश और अमेरिकी लोग इस पर क्या प्रतिक्रिया देते हैं, इस पर अधिक ध्यान दें। परिस्थितियाँ, और इस क्षेत्र में आपकी अंग्रेजी निश्चित रूप से बहुत प्रगति करेगी!
28. समस्या की जड़ को पहचानें
कौन से बीज से होगी परेशानी?
किसी भी संघर्ष या गलतफहमी के अंतर्निहित कारण होते हैं। आपका वफादार ग्राहक इस बार आपकी कंपनी को ऑर्डर क्यों नहीं देता? दूसरा पक्ष आपकी आवश्यकताओं को पूरा क्यों नहीं कर सकता? जब यह स्थिति होती है, तो तुरंत सक्रिय रूप से कारणों का पता लगाना महत्वपूर्ण है। दूसरे व्यक्ति से पूछना "परेशानी का कारण कौन से बीज हैं?" या पूछ रहे हैं "क्या ऐसा कुछ है जिस पर हमें ध्यान देने की आवश्यकता है?" क्या दोनों स्थिति के बारे में अपनी चिंता व्यक्त कर सकते हैं? समस्या की जड़ को जानना संचार की कुंजी है।
29. समस्याओं को सुलझाने के प्रति ईमानदारी रखें
कृपया मुझे इसके बारे में बताएं
जब कोई ग्राहक आपसे शिकायत करता है, तो आपको उन्हें खुश करने का प्रयास करना चाहिए। सबसे अच्छा तरीका यह है कि उसकी शिकायतों के समाधान में चिंता और ईमानदारी दिखाई जाए। आपका कथन "कृपया मुझे इसके बारे में बताएं" या "मुझे अपनी गलती के लिए खेद है और मैं आपको विश्वास दिलाता हूं कि मैं काम करने में बहुत सावधानी बरतूंगा" दूसरे पक्ष को जिम्मेदार महसूस कराता है और आप पर विश्वास बहाल करेगा।
30. समय पर सुझाव दें
हम आपको तुरंत प्रतिस्थापन भेजेंगे
जब नुकसान पहले ही हो चुका हो, तो समय पर उपचारात्मक उपायों का प्रस्ताव अक्सर संचार को अटकने से रोका जा सकता है और यहां तक कि एक संतोषजनक समझौता भी प्राप्त किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आप ग्राहक को जो सामान वितरित करते हैं वह वास्तव में ऑर्डर पर बताए अनुसार नहीं है, और आप तुरंत उन्हें आश्वस्त कर सकते हैं कि "हम आपको तुरंत प्रतिस्थापन भेज देंगे।" या उन्हें बताएं कि "यदि आप सामग्री रखते हैं तो हम आपके लिए कीमत समायोजित कर सकते हैं।" (यदि आप सामग्रियों का यह बैच रखते हैं, तो हम आपके लिए कीमत समायोजित कर सकते हैं।), तो ग्राहक की चिंताएं निश्चित रूप से तुरंत आधी हो जाएंगी और वे आपके प्रस्ताव पर विचार करने को तैयार हैं।
